Я вклав в LMS-ку для команди $50 000. Ділюсь досвідом

Літо 2020 року. Ми вже більше трьох місяців працюємо віддалено через COVID. За шість років роботи мій бізнес зріс до команди з 30 осіб, де налаштовані всі процеси, — від генерації лідів до обслуговування клієнтів. Усе працює стабільно, і я будую плани щодо масштабування.

Я вирішую провести презентацію для співробітників, які щойно повернулися до офісу, щоб обговорити оновлені цілі. Під час презентації десять працівників висловлюють незадоволення і заявляють, що не бачать перспектив у запропонованому плані. Це був для мене сигнал: наше співробітництво незабаром закінчиться. Але проблема полягала в тому, що мій бізнес не був готовий до таких змін.

Втрата 30% співробітників, які працювали понад два роки, могла б завдати серйозного удару. Разом із ними я ризикував втратити клієнтів, а також час і гроші, витрачені на їхню підготовку.

Я проаналізував ситуацію і дійшов висновку, що єдиний вихід — це побудова системного процесу найму, навчання та адаптації. Ця система має гарантувати, що навіть за втрат важливих працівників, якість наданих послуг залишатиметься на високому рівні.

Для цього я найняв HR-спеціаліста, який побудував ефективний процес рекрутингу. А для навчання нових співробітників я створив LMS — Learning Management System, що дозволило швидко адаптувати нових людей до роботи.

Ця стратегія виявилася успішною: за чотири роки наша команда виросла з 30 до 130 осіб — практично в 4,5 рази.

На побудову LMS пішло кілька років.

І близько $50 000 інвестицій. 

У цій статті я детально розповім про етапи створення LMS і дам практичні поради для тих, хто хоче впровадити це рішення у своєму бізнесі.

LMS: що це таке, коли потрібна та які завдання вона вирішує?

LMS (Learning Management System, система управління навчанням) — це інструмент, який дозволяє систематизувати, структурувати і контролювати процес навчання в компанії.

LMS можна порівняти з бібліотекою, але не загальною, а персоналізованою для конкретної компанії. У ній нові співробітники можуть знайти потрібні “книжки” (інструкції) для виконання своїх завдань, а досвідчені працівники можуть підвищити свою кваліфікацію за допомогою нових “книжок” (курсів) і навчальних матеріалів.

Коли потрібна LMS і які завдання вона вирішує?

Будь-яка компанія прагне до зростання, і настає момент, коли вона знаходить свою ефективну бізнес-модель, яка може бути масштабована, і починає цей процес. Наприклад:

• Відкриття нових торгових точок для продажу генераторів та бензоінструменту.
• Суттєве збільшення команди спеціалістів, які надають послуги онлайн (наприклад, маркетологи або SEO-спеціалісти). Це мій кейс.
• Розширення штату операторів кол-центру для консультування клієнтів інтернет-магазину.
• Відкриття нових ресторанів у різних локаціях.
• Запуск франшизи салонів краси.

Під час цього зростання бізнес стикається з проблемою збереження якості обслуговування новими співробітниками. Якщо врахувати, що досвідчені співробітники також можуть піти, компанія може опинитися в ситуації, коли нові не знають, що робити, а старі просто не бажають працювати.

Тоді, щоб вирішити це питання, потрібна чітка система навчання, адаптації та розвитку персоналу. Саме для цього й існують LMS.

Отже, якщо ваша компанія вже створила якісну бізнес-модель і готова масштабуватися, LMS стане незамінним інструментом для забезпечення стабільного зростання та підтримки високого рівня обслуговування клієнтів.

Яка потрібна команда для впровадження LMS у вашу компанію

Для успішного впровадження LMS важливо залучити правильну команду, яка виконає всі завдання як до запуску системи, так і для її підтримки після впровадження. Ось ключові кроки і команди, які вам знадобляться.

Завдання перед запуском LMS

1. Створення контенту для навчання

Це один із найважливіших етапів, адже якісний контент є основою будь-якої навчальної системи. Для створення контенту можуть бути залучені:

• Підприємець та керівники компанії: вони визначають стратегічні цілі і формують бачення навчання.
• Ключові спеціалісти компанії: вони розробляють навчальні матеріали, засновані на реальних процесах компанії.
• Зовнішні експерти: у випадках, коли необхідні вузькоспеціалізовані знання (наприклад, тренери з продажів, коучі з продуктивності, юристи).
• Редактор або контент-креатор: для покращення і структурування матеріалів (можна залучити позаштатного редактора або скористатися ChatGPT).
• HR-менеджер: координує процес, контролює відповідність контенту цілям компанії.
• Керівник проєкту з впровадження LMS: ця роль може бути виконана спеціалістом із маркетингу або іншою ключовою особою в компанії, яка бере відповідальність за реалізацію.

Приклад: у нашій компанії Penguin Team, ми залучали зовнішніх тренерів для створення спеціалізованих курсів з Google Analytics, GTM, Meta Ads, що значно зекономило час на розробку контенту всередині команди.

2. Публікація контенту на LMS-платформі

Після створення контенту його потрібно правильно завантажити та організувати. Для цього процесу залучаються:

• Підприємець або керівники: вони контролюють і затверджують контент перед публікацією.
• HR-менеджер: допомагає структурувати навчання і організувати курси для співробітників.
• Маркетолог: бере участь у просуванні навчальних матеріалів всередині компанії.
• Контент-менеджер: відповідає за технічну частину публікації матеріалів (можна залучити зовнішнього фахівця для цього).

Виклик: помилки під час публікації контенту можуть призвести до того, що співробітники не зможуть знайти потрібні матеріали. Тому важливо переконатися, що всі курси та матеріали добре організовані і легко доступні.

3. Розробка методики навчання

Крім створення контенту, потрібно чітко визначити, як співробітники будуть навчатися: хто, що і в якій послідовності вивчатиме. Ця задача вимагає:

• Керівників та підприємців: вони встановлюють послідовність навчання і його пріоритетність для різних ролей у компанії.
• Керівника проєкту з LMS: ця особа координує розробку методології і слідкує за її впровадженням.

4. Налаштування ролей та доступів для співробітників

Щоб забезпечити належний контроль за навчанням, потрібно налаштувати ролі і рівні доступу для кожного співробітника в LMS:

• Керівники компанії: визначають, хто матиме доступ, до яких курсів і на якому етапі.
• Керівник проєкту LMS: відповідає за технічне налаштування прав доступу.

Які існують софт-рішення для впровадження LMS: від Google Drive до SaaS

Після того, як ви визначили, яка команда буде займатися впровадженням LMS, настав час розібратися з технічними аспектами: на базі якого програмного забезпечення буде реалізована LMS. Існує безліч варіантів, від простого використання Google Docs на Google Drive до більш складних рішень на основі SaaS.

У нашій компанії ми випробували майже всі можливі варіанти, кожен із яких має свої переваги та недоліки. Але перед тим, як порівнювати ці рішення, давайте спочатку розглянемо основний функціонал, який має підтримувати майбутня платформа.

Функціональні вимоги до LMS

1. Онлайн-доступність: LMS повинна бути доступна в будь-якій точці світу, щоб співробітники могли отримати доступ до матеріалів у будь-який час.
2. Можливість створення мультимедійного контенту: Платформа повинна підтримувати створення текстових документів із можливістю додавання мультимедійних файлів (відео, зображень, аудіо) для кращого навчального досвіду.
3. Достатній обсяг хмарного сховища: Потрібно передбачити мінімум 5 ГБ хмарного сховища для зберігання контенту.
4. Функціонал тестування: LMS має включати можливість створення тестів і можливості перевірки результатів для оцінювання знань співробітників.
5. Зручна навігація та пошук: Зручна система навігації по матеріалах та ефективний пошук по документах із можливістю перелінковки між розділами.
6. Рівні доступу: Можливість призначати різні рівні доступу до матеріалів залежно від ролі співробітника.
7. Резервне збереження: LMS повинна мати систему резервного збереження для захисту від втрати даних.

Зручна структура каталогу: Платформа має підтримувати логічну структуру каталогів для організації навчальних матеріалів.

Google Drive як основа для LMS

Створення LMS на основі Google Drive, Google Docs і Google Sheets — це бюджетний варіант зі своїми перевагами та недоліками. Давайте розглянемо цей варіант із погляду наявності або відсутності функціоналу, описаного раніше.

Коли варто використовувати Google Drive як LMS?

Google Drive — чудовий варіант для створення першої версії LMS у будь-якій компанії. Це бюджетне та доступне рішення, яке дозволить швидко організувати навчальні матеріали та почати навчальний процес. Однак, з часом можуть виникнути обмеження, пов’язані з навігацією, тестуванням та управлінням доступом.

Рекомендовано спробувати Google Drive, щоб сформувати власні вимоги до майбутньої платної LMS. Такий підхід дозволить зберегти ресурси на початковому етапі та зрозуміти, який саме функціонал є найбільш важливим для вашої компанії.

Власна розробка LMS

Власна розробка LMS здається привабливим варіантом, адже вона дозволяє створити унікальний функціонал, повністю адаптований під потреби вашої компанії. На жаль, на практиці це рішення часто виявляється значно складнішим і дорожчим, ніж здається на перший погляд.

Основні виклики власної розробки:

1. Висока вартість: Розробка з нуля потребує великих інвестицій. Зазвичай бюджет починається від $80 000 і може суттєво зростати в залежності від складності та вимог.
2. Часові рамки: Розробка якісної системи LMS може тривати 12 місяців або більше, і цей процес вимагатиме постійного фокусу та уваги з боку керівництва.
3. Ризики: Проєкт може не вийти через нестачу ресурсів, фахівців або управління. Я сам зіткнувся з цією проблемою, коли намагався створити LMS власними силами. На жаль, через брак фінансування та фокусу продукт не досяг бажаної якості.

Альтернатива: Для більшості середніх і малих бізнесів найбільш доступним рішенням є SaaS-платформа, це дозволить отримати майже всі необхідні функції без великих інвестицій.

Реалізація LMS через SaaS

SaaS (Software as a Service) — це хмарна модель, де доступ до LMS надається через інтернет, без необхідності встановлення або підтримки власної інфраструктури.

Існує багато варіантів SaaS-рішень для LMS, як українських, так і західних. Ми обрали українське рішення, але я не буду називати його з кількох причин:

1. Це не реклама.
2. Кожна компанія повинна самостійно пройти шлях вибору, щоб обрати платформу, яка відповідатиме саме її унікальним потребам. Використання готового рішення може не відповідати унікальним потребам будь-якої огранізації.

Як обрати правильний SaaS для LMS?

Щоб вибір був успішним, дотримуйтесь цього алгоритму:

1. Опишіть необхідний функціонал: Зберіть перелік всіх функцій, які вам потрібні для управління навчанням у компанії.
2. Визначте поточні проблеми: Оцініть, що саме не працює або обмежує ваш поточний підхід до навчання.
3. Розробіть документ вимог: Створіть офіційний перелік вимог до LMS і проведіть міні-тендер серед доступних постачальників SaaS.
4. Оберіть постачальника: Оберіть платформу, яка відповідає вашим вимогам за функціоналом, вартістю і рівнем сервісної підтримки.

І щоб закріпити, ось таблиця порівняння різних рішень для організації LMS в своїй компанії:

Поради щодо впровадження LMS в організації

Перша версія LMS в компанії Penguin-team була створена у 2020 році, і з того часу ми накопичили багато інсайтів, які можуть допомогти покращити взаємодію співробітників із платформою.

1. Розділяйте контент на Курси та Базу знань
   
   Курси повинні містити тести для перевірки того, чи засвоїв співробітник матеріал. Це дає змогу впевнитися, що працівник не тільки ознайомився з інформацією, а й зрозумів її. База знань — це довідкова бібліотека, до якої можна звернутися в будь-який момент для отримання інформації або порад.
   
2. Розмежовуйте Гайди та SOP
   
   Гайди (керівництва) пояснюють, що таке певний процес і навіщо його виконувати, тоді як SOP (стандартизовані операційні процедури) — це конкретний опис того, як виконати завдання. Це розділення допомагає співробітникам швидко знайти потрібну інформацію залежно від їхніх потреб.
   
3. Використовуйте мультимедійний контент
   
   Контент у вашій LMS повинен бути різноманітним: відео, графіка, таблиці й текст. Досвід показує, що співробітники краще засвоюють інформацію через відео та графічний контент, тому ці формати варто використовувати для ключових уроків.
   
4. Призначте адміністратора та модератора перед запуском
   
   Важливо заздалегідь визначити, хто буде адміністратором і модератором платформи. Ці ролі необхідні для контролю якості контенту та залучення співробітників до навчання. Вони також відповідатимуть за оновлення матеріалів і моніторинг прогресу.
   

Висновок

У книзі «Стратегія: Історія» є цікавий розділ про компанії, що навчаються. Його основна ідея полягає в тому, що компанії, які впроваджують безперервне навчання в свої бізнес-процеси, мають більше шансів на успіх.

Впровадження LMS — це один із найефективніших способів реалізації такої стратегії. Для успішного впровадження важливо дотримуватися наступного алгоритму:

1. Визначити потребу: LMS особливо необхідна при масштабуванні компанії, коли кількість працівників збільшується, і їх потрібно постійно навчати.
2. Вибрати правильний підхід: Спочатку можна використовувати Google Drive, далі перейти до SaaS-рішень або розглянути власну розробку.
3. Зібрати команду: Проєктний менеджер, експерти компанії, зовнішні спеціалісти, контент-менеджер і редактор є ключовими учасниками цього процесу.
4. Планувати ресурси: Впровадження потребує інвестицій часу та грошей.

Як результат, впровадження LMS дає компанії значну конкурентну перевагу:

• Швидке та ефективне наймання і адаптація персоналу.
• Зменшення залежності від ключових співробітників, які володіють унікальними знаннями та досвідом.