Багато років Penguin-team успішно працювала на українському ринку без відділу продажів. Функції контакту з лідами та їх перетворення в клієнтів виконували проєкт-менеджери.
Такий підхід був виправданий, адже:
- Ми не отримували великої кількості лідів.
- Конверсія ліда в клієнта залишалася на високому рівні.
Проте з часом лідів стало більше, а конверсія знизилася. Це стало поштовхом для запуску відділу продажів – великого етапу, для реалізації якого потрібно було пройти кілька важливих етапів:
- Вивчити теорію побудови відділу продажів: книжки, курси, консультації.
- Сформувати чіткий опис проєкту (план розвитку): цілі, задачі, KPI, таймлайни.
- Підготувати необхідну документацію: скрипти, договора, комерційні пропозиції.
- Розробити план адаптації нових співробітників.
- Обладнати робочий простір: підготувати місце, комп’ютери, телефонію.
- Запустити вакансію, провести співбесіди та обрати кандидата.
- Провести адаптацію новачка та впровадити новий процес у модель компанії.
Наступний етап – підрахунок економіки проєкту. Профіт від покращення конверсії ліда в клієнта має перевищувати операційні витрати на підтримку роботи відділу продажів.
Якщо результат позитивний, проєкт завершується і переходить у стабільний процес – нову частину компанії, яка приносить реальну користь. Тепер управління процесом стає завданням, адже постійне підвищення його KPI сприяє зростанню ефективності компанії.
Графічно це можна зобразити так:
або так:
До моменту переходу проєкту в процес підприємець зазвичай вкладає інвестиції, майже нічого не заробляючи. Коли проєкт завершений, він має перейти в процес, де:
а) або знижуються витрати і зростає дохід;
б) або витрати залишаються високими, але дохід перевищує ці витрати.
У такому випадку підприємець починає отримувати прибуток від цього активу, що і є його основною метою.
У цій статті я детально розповім про те, що таке менеджмент проєктів і управління бізнес-процесами, як одне переходить в інше, та як розуміння цих концепцій допомагає підвищити продуктивність і прибутковість компанії.
Проєктний менеджмент та Управління бізнес процесами
Проєкт (план розвитку) — це унікальний набір завдань, які виконуються для досягнення мети і які обмежені за часом, вартістю та ресурсами.
У цьому визначенні виділяються кілька ключових моментів:
- Унікальність: Кожен проєкт є унікальним і має конкретну мету.
- Тимчасовість: Проєкти мають чітко визначені дати початку і завершення.
- Процеси та діяльність: Складається з набору координованих і контрольованих процесів та дій.
- Обмеження: Виконується в рамках обмежень за часом, вартістю та ресурсами.
Отже, проєкт — це тимчасова ініціатива з чітко визначеними датами початку і завершення, спрямована на досягнення унікального результату, такого як продукт, послуга або конкретний результат. Проєкти характеризуються чітко встановленими цілями, визначеним обсягом робіт та обмеженнями щодо часу, вартості й ресурсів.
Управління проєктом або Проєктний менеджмент включає планування, виконання, моніторинг та завершення дій, необхідних для досягнення цілей проєкту.
Процес — це набір взаємопов’язаних дій, що мають початкові умови та призводять до визначеного результату.
Наприклад:
Коли потенційний клієнт залишає заявку на сайті (це початок процесу; вхід) → менеджер зв’язується з ним і проводить консультацію → клієнт просить підготувати комерційну пропозицію (це результат процесу; вихід).
Це визначення підкреслює такі аспекти:
- Набір дій: Процес складається з взаємопов’язаних дій, що послідовно виконуються.
- Перетворення: Мета процесу — перетворення вхідних даних у результативні вихідні.
- Взаємозв’язок і взаємодія: Усі дії в процесі пов’язані між собою та взаємодіють.
Таким чином, процес — це серія постійних і повторюваних дій або завдань, що виконуються систематично для досягнення стабільного результату. Процеси створюються як постійні елементи бізнесу та оптимізуються з часом, забезпечуючи ефективність і стабільність у наданні послуг або створенні продуктів.
Управління бізнес-процесом включає проєктування, моніторинг і постійне вдосконалення дій у межах організації, які виконуються її співробітниками.
Проєкти є тимчасовими, унікальними й адаптивними, тоді як процеси безперервні, повторювані й стандартизовані.
Розуміння цих відмінностей важливе для вибору відповідних управлінських підходів для забезпечення успіху як у виконанні конкретних проєктів, так і в ефективній роботі постійних процесів.
Щоб зрозуміти різницю між процесом та проєктом, можна скористатися таблицею:
| Критерій | Проєкт | Процес |
| Тривалість | Тимчасовий, з чітко визначеними датами початку та завершення | Безперервні, повторювані та регулярні |
| Мета | Створення унікального та конкретного результату чи досягнення певної цілі | Отримання повторюваних та послідовних результатів із вхідних умов |
| Управління | Набір координованих та контрольованих дій | Набір взаємопов’язаних дій |
| Гнучкість | Висока гнучкість для адаптації до змін у цілях і масштабах | Менша гнучкість, акцент на стандартизації та послідовності |
| Управління змінами | Зміни управляються протягом усього проєкту за потреби | Зміни управляються через періодичне вдосконалення |
| Приклад | Ремонт квартири, розробка нового сайту, запуск рекламної кампанії в Meta Ads | Виробничий процес на фабриці, процес продажів компанії, процес закупівель, первинна консультація лідів |
| Подільність | Поділяється на фази, етапи, які виконуються послідовно | Поділяється на повторювані дії або завдання, які виконуються безперервно |
| Тривалість | Тимчасовий, з визначеною тривалістю від початку до кінця проєкту | Безперервний, без заздалегідь визначеного кінця, призначений для постійної роботи через безперервні процеси |
| Залучені людські ресурси | Участь конкретної команди, яка може змінюватися протягом проєкту | Участь стабільних команд та постійно визначених ролей у моделі процесу |
| Ризики | Високі ризики через невизначеність і унікальність мети | Низькі ризики, оскільки діяльність є рутинною та добре зрозумілою, а контроль ризиків можна організувати в процесі |
| Контроль | Контроль протягом проєкту, з частими коригуваннями | Періодичний контроль для підтримання ефективності та результативності |
Розуміючи відмінності проєкту та процесу можна індентифікувати їх в своїй організації та впровадити ефективні методології та тактики управління ними.
Якщо мова йде про управління проєктами, я рекомендую пройти курс по PM від Google:
Це дуже якісний курс по цій темі.
Якщо треба розібратися зі створенням та оптимізацією бізнес-процесів, я рекомендую книгу Наталії Заверухи: «Безконтрольні.Що треба знати про бізнес-процеси?»
Висновок
Мета підприємця — реалізовувати проєкти, які створюватимуть нові активи компанії та перетворюватимуть їх на сталі бізнес-процеси.
Запускаючи новий проєкт, підприємець прагне досягти однієї з трьох (або двох чи всіх трьох) вигод:
- Підвищення продуктивності робочої сили.
- Збільшення доходу.
- Зниження витрат.
Після завершення проєкту та підбиття підсумків, якщо вдалося створити новий актив, необхідно розробити бізнес-процес для підтримки його роботи. Це дозволить оптимізувати витрати та досягти мінімально можливого рівня ресурсовитрат.
У результаті підприємець отримає стабільний актив, який приносить користь компанії без зайвих витрат.
Приклад:
Коли до нас в агенцію приходить новий клієнт, ми розпочинаємо з ним проєкт з побудови моделі лідогенерації. Основним KPI цієї моделі є досягнення прибутку, що перевищує витрати. Як тільки ми досягаємо цієї мети, проєкт вважається завершеним, і ми переходимо до процесу підтримки моделі. Це дозволяє зберігати результативність із мінімальними витратами та забезпечує стабільну роботу на основі створеного активу.